Seit Januar 2025 ist Armin Jacob in der Abteilung Hochschulentwicklung als Projektmanager Digitalisierung tätig. Joachim Kläschen hat mit ihm über seine Aufgaben und seinen Weg an die Hochschule gesprochen.
Herr Jacob, seit Beginn des Jahres sind sie als Projektmanager Digitalisierung im Team der FH Kiel aktiv. Was bedeutet Digitalisierung für Sie persönlich?
Digitalisierung ist für mich ein sehr facettenreicher Begriff. Im einfachsten Fall werden nur bestehende analoge Daten und Prozesse digital abgebildet, aber wenn dabei nicht auch Optimierungspotenziale genutzt werden, ist der Mehrwert für alle Beteiligten begrenzt. Deshalb sollte es aus meiner Sicht auch immer darum gehen, die Digitalisierung nicht als Selbstzweck zu sehen, sondern eben mit einem Mehrwert zu verknüpfen. Das kann eine Arbeitserleichterung durch den Wegfall nicht mehr notwendiger Workflows oder auch eine Flexibilisierung sein. Das ist insbesondere dann wichtig, wenn Personengruppen und Stakeholder davon überzeugt werden müssen, einen langwierigen Veränderungsprozess mitzutragen und aktiv zu gestalten. Digitalisierung hat für mich also auch immer etwas mit positiver Veränderung zu tun.
Welche Bereiche, Aufgaben und Projekte betreuen Sie an der Hochschule als Projektmanager Digitalisierung?
Mein Hauptaufgabengebiet ist das Projekt Casy, das die Einführung von HISinOne an der FH Kiel umfasst. Dieses Campus-Management-System soll schlussendlich alle Bereichen des Hochschullebens – von der Einschreibung über die Studierenden-, Prüfungs- und Veranstaltungsverwaltung bis hin zur Exmatrikulation – digital abbilden und als Ersatz für ältere Softwarelösungen dienen. Unter meiner Vorgängerin, Frau Dr. Seyer, wurden die Module für Einschreibung und Studierendenverwaltung bereits erfolgreich eingeführt und bilden heute die Grundlage der Studierendenverwaltung. In meiner Rolle als organisatorische Projektleitung koordiniere ich die beteiligten Akteure innerhalb der Hochschule, fördere den produktiven Austausch und schaffe die notwendigen Rahmenbedingungen für eine möglichst erfolgreiche und reibungslose Systemeinführung.
Perspektivisch werden noch weitere Themenbereiche dazukommen.
Stück für Stück digitalisiert die FH Kiel mit Casy/HISinOne den kompletten Student-Life-Cycle – von der Bewerbung bis zur Exmatrikulation. Was sind hier die nächsten Schritte und auf welche Verbesserungen dürfen sich die Studierenden freuen?
Der nächste große Schritt im Projekt Casy ist die Einführung von HISinOne EXA, das die Verwaltung von Studiengängen, Prüfungen und Veranstaltungen vereinheitlicht und die bisherigen Systeme HIS POS/QIS ablöst. Diese Einführung erfolgt schrittweise bis 2027. Konkret planen wir die Umstellung von HIS POS/QIS auf EXA Prüfungsmanagement/Studiengangsmanagement im Wintersemester 2026/2027. Für das Jahr 2027 ist dann die Einführung des Veranstaltungsmanagements vorgesehen, das die Verwaltung von Räumen und die Planung von Lehrveranstaltungen ermöglicht.
HISinOne löst so die bisherigen isolierten Einzelsysteme wie beispielsweise die Moduldatenbank und Modulanmeldung ab. Für Studierende bedeutet das spürbare Verbesserungen, da als Teil des Einführungsprozesses auch die bisherigen Prozesse und Systeme auf den Prüfstand gestellt und vereinheitlicht werden. Prüfungsanmeldungen, Modulbelegungen und Veranstaltungsplanung werden über das Casy-Portal intuitiver und effizienter gestaltet. In Zukunft sollen auch alle studienbezogenen Dokumente, wie Prüfungsnachweise und Bescheinigungen, in einer E-Studierendenakte geführt werden und für eine bessere Übersicht über den Studienverlauf sorgen – dabei haben wir immer auch den Datenschutz im Blick. Natürlich wird die Benutzeroberfläche in einer frischen Anmutung erscheinen.
Die Hochschule geht damit einen großen Schritt in Richtung Verwaltungsdigitalisierung und sowohl für Studierende als auch Mitarbeitende werden viele Prozesse klarer definiert und mit weniger Aufwand umsetzbar sein, aber auch eine Einarbeitung erfordern. Wir werden dafür natürlich entsprechende Schulungen anbieten.
Wer ist an der Umsetzung von HISinOne EXA beteiligt und wie läuft die Koordination des Projekts?
Die Einführung von HISinOne EXA wird durch eine klare Gremienstruktur gesteuert, die strategische Entscheidungen, operative Umsetzung und fachliche Abstimmung verbindet.
Die Lenkungsgruppe trägt die Gesamtverantwortung für das Projekt und setzt sich aus Vertreterinnen und Vertretern der Hochschulleitung, der Verwaltung und der Fachbereiche zusammen. Sie trifft grundsätzliche Entscheidungen, überwacht den Fortschritt und formuliert bei Bedarf Empfehlungen für das Präsidium.
Das Projektkernteam übernimmt die operative Umsetzung. Es besteht aus der Vizepräsidentin für Studium und Lehre (VPI), dem Vizepräsidenten für Digitalisierung (VPD) sowie der technischen und der organisatorischen Projektleitung. Dieses Team koordiniert die Projektabwicklung, stellt die Einhaltung der Zeit- und Qualitätsziele sicher und fungiert als Schnittstelle zu externen Partnern wie der HIS – Hochschul-Informations-System eG.
Darüber hinaus gibt es spezialisierte Arbeitsgruppen, die sich mit den einzelnen Themen von HISinOne EXA – also dem Prüfungsmanagement, Veranstaltungsmanagement und Studiengangsmanagement – befassen. Hier arbeiten Vertreterinnen und Vertreter der Prüfungsämter, der Studiengangskoordination und der Campus-IT zusammen, um die Anforderungen aus den Fachbereichen optimal umzusetzen.
Die Kommunikation mit der Hochschulgemeinschaft erfolgt kontinuierlich durch regelmäßige Informationsveranstaltungen, hochschulweite Rundmails und Gremiensitzungen. So versuchen wir, eine gute Integration in den Hochschulalltag zu erreichen.
Welcher Weg hat Sie an die FH Kiel geführt?
Ich habe an der CAU Kiel Wirtschaftsinformatik im Bachelor und Master studiert und dort während meines Bachelors als IT-Hiwi gearbeitet. Parallel zu meinem Masterstudium habe ich dort dann auch eine Stelle als IT-Techniker angetreten und mich während der Corona-Zeit unter anderem um Fragestellungen rund um die digitale Lehre, die Modernisierung von Räumlichkeiten für hybride Veranstaltungen, IT-Beschaffungen und Support gekümmert. Im September 2022 bin ich dann an die ZBW – Leibniz-Informationszentrum Wirtschaft Kiel gewechselt und habe dort als wissenschaftlicher Mitarbeiter in einem Drittmittelprojekt gearbeitet. Nach meinem Masterabschluss im vergangenen Jahr stand ich vor der Frage meiner nächsten beruflichen Station. Ich habe mich für die Tätigkeit hier an der FH Kiel entschieden, da das Projekt Casy auf einen erfolgreichen Verlauf zurückblickt, klare Ziele verfolgt und ich auf ein engagiertes, offenes Team getroffen bin.
Vielen Dank für das Gespräch.
